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Uma gestão de telecom inadequada pode levar uma empresa a pagar custos altos com a fatura no final do mês. Infelizmente, muitas organizações ainda cometem erros, que poderiam ser evitados para afastar prejuízos relacionados ao descontrole no uso dos recursos e ao desperdício.

Uma gestão de telecom eficiente pode trazer muitos benefícios para uma empresa, como a redução de custos desnecessários em telefonia, aumento de produtividade, centralização e segurança de informações.

Confira a seguir os principais erros cometidos pelas empresas em gestão de telefonia, para não cometer na sua empresa.

Não usar softwares de gestão

Diferentemente do que alguns gestores acreditam, utilizar planilhas para ajudar a gestão de telecom é mais trabalhoso e pouco eficiente. Isso porque a empresa precisa designar um colaborador exclusivo para essa função.

Além disso, deixar todo o processo na responsabilidade de apenas um profissional pode deixá-lo mais suscetível a erros, por se tratar de uma atividade complexa e normalmente arriscada.

Os softwares de gestão, por sua vez, são capazes de fazer todo o trabalho de maneira otimizada e automática, o que torna o processo mais preciso e rápido, além de oferecer gráficos e análises sobre o funcionamento do serviço de telecom da empresa.

Então, a melhor solução é trocar as planilhas por um software de gestão que, além de minimizar a margem de erros e tornar os trabalhos mais rápidos, ainda vai ajudar a empresa a economizar, uma vez que não será mais necessário designar um profissional exclusivamente para essa tarefa.

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Não ter controle sobre as faturas da gestão telecom

Várias organizações têm um grande problema, pois o sistema de gestão de gastos de telecom que apresentam é realizado de forma ineficiente, gerando custos desnecessários para a empresa.

Portanto, é preciso fazer a coleta, identificar, analisar e organizar todas as faturas, recursos e contratos de telefonia móvel, fixa e dados pagos mensalmente pelos clientes. E, claro, é fundamental que a empresa use as faturas eletrônicas para garantir maior eficácia e otimização de recursos.

Não saber o que estão pagando e contratando

Muitas empresas estão pagando e contratando serviços de telefonia que nem sabem o que e porque estão fazendo. É comum que as faturas das contas telefônicas apresentem erros em suas cobranças de tarifas e de pacotes de serviços.

Por causa desses erros, fazer uma auditoria mensal das faturas é indispensável para analisar se os valores de tarifas são mesmos estipulados em contrato. Afinal, os valores podem ser contestados para reembolso, por meio de uma auditoria retroativa.

Não ter uma gestão de pagamentos eficiente

A ineficiência da gestão de pagamento muitas vezes geram custos desnecessários e perda de produtividade. Em certos casos, pode gerar até um passivo considerável de contas não pagas, aparecendo após anos como um grande problema a ser sanado pela empresa.

Assim, para uma boa gestão é preciso analisar o perfil de consumo e utilização de telefonia móvel, fixa e dados, adequando o perfil, identificando as reais necessidades da organização e buscando oportunidades para reduzir os custos de telecom de maneira contínua.

>>Telecom estratégica: entenda a importância da terceirização<<

Não saber negociar com fornecedores na gestão telecom

Saber negociar pode fazer com que a empresa tenha sucesso com seus fornecedores. Mas o que é preciso para conseguir um bom acordo? Combinar prazos, compreender o cenário antes de tomar uma decisão, estabelecer metas, se preparar com argumentos e dados e buscar sempre agir de maneira honesta.

Evitando todos esses erros e seguindo as nossas dicas, é possível fazer uma transformação na comunicação dentro da sua empresa. Uma efetiva gestão de telecom vai permitir que a sua empresa mantenha uma tecnologia com um baixo custo e mais qualidade em seus serviços. Isso melhora a comunicação externa e interna, o que é extremamente relevante para o relacionamento com o cliente.

Gostou do artigo? Então aproveite a visita em nosso blog e leia também o texto “Como escolher uma consultoria de telefonia? Confira 4 dicas”.

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Sobre a Ecotelecom

Atuamos no mercado de telefonia corporativa desde novembro de 2008. Com sede na capital de SP, temos uma infraestrutura física instalada nas principais cidades do Estado de São Paulo, e também presença nos estados de Goiás, Mato Grosso do Sul e Porto Alegre. São 10 Filiais e cerca de 130 colaboradores preparados para levar a solução ideal em telecomunicações para o seu negócio como Internet Vivo Fibra, Link Dedicado para Empresas, Locação de Computadores e Notebooks, Internet Móvel e também Office 365