Entenda como o mapeamento de processos pode ajudar a sua empresa

Entenda como o mapeamento de processos pode ajudar a sua empresa

Um processo empresarial pode ser definido como a sequência de tarefas ou atividades que têm o objetivo de transformar um item que entra (informação, matéria-prima) em um produto ou serviço útil para o cliente dessa determinada empresa.

O conhecimento e a sistematização dos processos de cada organização é um dos pontos mais importantes para o sucesso do negócio. Afinal, é preciso que o gestor e sua equipe conheçam os processos envolvidos no dia a dia de trabalho para que possam intervir neles, seja para investimento ou para corrigir possíveis falhas no seguimento.

Nesse contexto, podemos citar o mapeamento de processos como uma ferramenta gerencial essencial. Acompanhe o texto para saber mais!

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é um método utilizado para entender detalhadamente como um processo funciona e, dessa forma, verificar se ele cumpre os objetivos a que se propõe. Ele ajuda o gestor a entender o funcionamento geral de uma empresa a partir de cada processo realizado. Cada área da empresa apresenta diversos processos que são realizados diariamente.

A ideia é identificar todas as etapas de um processo, os responsáveis por etapa, os recursos utilizados no caminho, os prazos e outras possíveis variáveis que tenham influência.

O objetivo é identificar em quais aspectos os processos precisam ser melhorados e, assim, aumentar a qualidade e eficiência do trabalho dentro de uma organização.

Como ele funciona?

Existem diversas formas e ferramentas para fazer o mapeamento de processos dentro de uma empresa. Listamos, a seguir, os passos gerais a serem tomados:

  1. determinação dos objetivos do processo: entender o papel do processo dentro da organização;
  2. identificação das saídas: podem ser produtos, serviços, gráficos, tomadas de decisão, aprovações, dados, entre outros;
  3. identificação dos clientes: quem é o cliente, qual a sua expectativa, em que momentos o cliente é envolvido no processo, etc;
  4. identificação das entradas: todos os elementos que são modificados ao longo do processo;
  5. identificação dos componentes: listar todos os componentes e recursos que fazem parte do processo, como materiais, energia, tecnologias, recursos humanos, entre outros;
  6. identificação dos fornecedores: agentes responsáveis por disponibilizar as entradas dos processos, podendo ser internos ou externos;
  7. desenho e documentação do processo: feito utilizando fluxograma;
  8. identificação dos pontos que podem ser melhorados do processo.

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Entenda como o mapeamento de processos pode ajudar a sua empresa - Ecotelecom

Por que ele é importante nas empresas?

Agora que você entendeu o que é o mapeamento de processos e como ele pode ser feito, explicaremos o porquê da sua importância.

Identifica gargalos

Os gargalos são restrições de capacidades que acabam criando uma fila, isto é, um problema ou entrave que pode atrapalhar toda a empresa. Uma das etapas do mapeamento é justamente identificar esses pontos, que, se corrigidos, tornam o processo mais fluído e agilizado.

Reduz retrabalhos

O desenho em forma de fluxograma do processo permite a identificação facilitada de cada etapa do processo. Assim, fica fácil ver se o mesmo trabalho está sendo realizado mais de uma vez e permite a eliminação de retrabalhos, trazendo maior produtividade para os negócios.

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Delimitação de funções

A realização do mapeamento faz com que as funções dentro da empresa sejam muito bem delimitadas. Ter essas funções e papéis bem definidos é essencial para que todos saibam suas tarefas e as realizem de forma correta.

O mapeamento de processos traz maior agilidade e sistematização para todos os processos dentro de uma organização. Por isso, vale a pena investir nessa ferramenta.

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