Coronavírus: sua operação está adequada ao home office?

Coronavírus: sua operação está adequada ao home office?

Diante da pandemia da Covid-19, a necessidade de isolamento tornou o home office uma realidade. Confira se a sua a empresa está bem preparada para esse modelo.

O combate ao coronavírus impôs uma mudança de hábitos a toda a população mundial. Entre eles, a adoção do trabalho remoto tem sido priorizada para garantir a continuidade dos negócios.

A proibição de reuniões presenciais e o cancelamento de importantes eventos setoriais nos levou a perceber rapidamente o quanto a tecnologia já é parte da vida em sociedade. E, também, um instrumento essencial para lidarmos com os efeitos da imprevisibilidade.

De repente, provedores de TI e telecom tiveram que lidar com um aumento maciço no volume de atividades realizadas pela internet – principalmente em horário comercial.

Então, o que é possível fazer para garantir a produtividade das equipes e minimizar os impactos à operação? Neste artigo discutiremos o que é necessário para garantir a efetividade seu programa de trabalho remoto.

Você vai ver aqui:

– Panorama do trabalho remoto.
– Recomendações para organizar seu programa de home office.
– Funcionalidade do trabalho remoto.
– Dicas e ferramentas para auxiliarem nas atividades.

O panorama do trabalho remoto

A cada dia, inúmeros os novos testados positivo para o coronavírus surgem em todo o mundo. Evitar a proliferação é o desafio comum e o isolamento social, adotado como medida de mitigação do contágio, fez com que grande parte das empresas se valessem da tecnologia para organizar o trabalho de suas equipes à distância.

Até a terceira semana de março, 43% das companhias operantes no país já adotavam o home office como modelo prioritário. No geral, a prática foi implementada para cerca de 60% do quadro de funcionários.

Um levantamento da IT Mídia apurou que, só no setor de TI, mais de 130 empresas brasileiras já utilizavam o home office no início de março de 2020.

A Adobe, por exemplo, determinou que todos os seus empregados trabalhassem de casa por pelo menos 30 dias. Nesse meio tempo, escritórios redobraram as medidas de higienização e viagens de toda a natureza foram suspensas.

Outros dois exemplos são o Google e a IBM. Ambos liberaram os funcionários para o home office, restringiram viagens e cancelaram ou transformaram os eventos presenciais em conferências digitais. A IBM ainda informou que seus líderes técnicos estão buscando auxiliar agências  governamentais e de saúde no monitoramento das contaminações.

A Cielo vem usando Office 365 como principal ferramenta de trabalho à distância, além da realização de reuniões por áudio ou videoconferência.

A conduta do BNDES (Banco Nacional do Desenvolvimento) e a corretora XP Investimentos também são exemplos interessantes, o que comprova que o trabalho remoto pode ser adotado por qualquer segmento, independentemente do porte de empresa.

Principais desafios

Conforme apurou a consultoria BTA, mais de 60% dos respondentes consideram a adaptação das atividades presenciais ao modelo virtual o maior desafio da prática de home office. 45% deles, ainda, têm encontrado maior dificuldade na gestão remota dos profissionais.

14% dos respondentes afirmaram não dispor, ainda, de uma política formal para organizar o trabalho remoto, nem mesmo uma previsão de adotá-la. Os outros 43% afirmaram já utilizarem normatizações dessa natureza há mais de um ano.

Além desses pontos, entre as consequência dessa pandemia ainda se destaca a alta do dólar e a queda no consumo, o que pode causar diversos danos aos negócios e à manutenção dos empregos.

Empresas como Microsoft e Google já divulgaram relatórios com os impactos negativos no faturamento ou nos preços das mercadorias. Em síntese, recomenda-se buscar soluções alternativas para enfrentar o contexto que se formou. Portanto, a adequação da empresa ao home office se tornou fundamental.

Coronavírus e o trabalho remoto: eficácia comprovada

De fato, o trabalho remoto é uma realidade de muitos, antes mesmo do coronavírus. Porém, ainda há bastante desconfiança em relação à produtividade e eficiência.

Uma pesquisa da Harvard Business School buscou avaliar se a flexibilidade do local de trabalho afetava a produtividade. Logo após as análises, o estudo constatou que, com o home office, a produtividade dos profissionais aumentou em 4,4%, sem afetar a qualidade das entregas.

Outro estudo, dessa vez da Universidade de Stanford, detectou que os funcionários de um  call center eram 13% mais produtivos trabalhando remotamente.

Portanto, como vimos, manter os profissionais trabalhando à distância pode oferecer resultados significativos à experiência do colaborador e à operação. E quem estiver preparado, sai na frente.

Dicas e ferramentas para a gestão de equipes em home office

Para ajudar seus colaboradores a se prepararem para o trabalho remoto, listamos abaixo algumas dicas relevantes:

– Saúde mental

Esse é um dos pontos que mais demandam atenção. Especialmente em momentos de crise, é preciso que os gestores estejam sempre próximos de suas equipes, ainda que remotamente.

É necessário que as comunicações sejam intensificadas, de modo que os líderes também se posicionem como porta-vozes da organização, trabalhando pela proteção da vida e da estrutura emocional dos colaboradores.

Vale lembrar que o temor à doença pode afetar a produtividade caso os profissionais não sintam que há acolhimento por parte do trabalhador.

– Estrutura tecnológica

A adaptação ao modelo remoto precisa ser rápida, para que a rotina diária possa se acomodar o mais rápido possível.

Para isso, cabe às organizações analisarem a estrutura tecnológica de que dispõem. De um modo geral, conectividade, notebooks, celulares e ferramentas que suportem a colaboração são os itens de primeira necessidade.

E caso a organização não disponha desse tipo de equipamento, ou perceba que não estão atualizados, é possível contar com provedores que podem alugá-los ou fornecê-los por meio de um contrato de leasing, por exemplo.

Comunicação

Outro ponto importante é entender o perfil dos funcionários e perceber qual a melhor ferramenta de comunicação com a equipe nesse período.

Manter contato ágil e constante é indispensável para tudo funcionar bem, evitando trabalhos redobrados. Microsoft TeamsSkype for Business, Google Hangouts ou até mesmo WhatsApp são exemplos de ferramentas utilizadas para esse fim.

Videochamadas

Também é fundamental adotar as reuniões por vídeo. As videoconferências são um bom momento de análise de resultados, instruções e interação entre todos. Além disso, reuniões periódicas ajudam a manter uma rotina de trabalho equilibrada.

Segurança

A segurança da informação também deve ser uma prioridade no trabalho remoto. Ter regras, políticas de segurança claras e ferramentas seguras ajudam nesse processo. Para isso, a recomendação é manter suas cargas de trabalho em Cloud.

Portanto, manter arquivos e ferramentas na nuvem é uma das melhores formas para a colaboração por meio da troca de arquivos digitais, facilitando o backup, sem consumir memória física e permitindo acessos de dados limitados.

Ritmo de trabalho

Quando se trabalha de casa há mais liberdade. Mas, isso não significa falta de comprometimento. Portanto, é importante a empresa estipular prazos de entrega e metas.

Algumas companhias optam por gerir a produtividade do colaborador por meio de seus entregáveis, independente do horário de produção. Outras, pedem que o colaborador siga em home office os mesmos horários, como se estivesse indo ao local de trabalho. Mas essa decisão depende da cultura de cada companhia, não há modelo certo ou errado.

Coronavírus: sua operação está adequada ao trabalho remoto | Ecotelecom - Vivo Empresas - Home Office

Cuidados práticos

O colaborador que trabalha em casa precisa de alguns cuidados. E cabe às lideranças da empresa serem os incentivadores desse processo. Como, por exemplo, montar um manual com as boas práticas do trabalho remoto.

Nesse material, é importante lembrar que mesmo em casa o colaborador precisa respeitar as pausas e dialogar com os colegas. Também cabe à organização identificar o que se pode fazer para que cada membro da equipe se mantenha produtivo.

Conclusão

Neste artigo, vimos que o trabalho remoto se difundiu rapidamente entre as organizações empresariais como forma de resguardar os colaboradores da contaminação pelo coronavírus.

Juntos, analisamos vantagens e desafios do home office, trazendo dicas práticas para que essa modalidade possa ser organizada com tranquilidade em sua empresa.

No entanto, não podemos esquecer que, com a exceção das relações sociais, todos os pontos exigem uma transformação digital da companhia, assim como a contratação de um serviço de internet capaz de oferecer ao grupo uma condição de conectividade ágil e segura.

Portanto, a videoconferência, o armazenamento em nuvem e a comunicação são algumas das iniciativas facilitadoras do trabalho à distância.

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