A necessidade de isolamento frente à pandemia da Covid-19 fez do trabalho remoto um modelo vital para a continuidade de muitos negócios. E, assim, de uma semana para outra, trabalhar em casa tornou-se uma realidade para muitos profissionais.
E a tendência é que, de agora em diante, este seja o “novo normal”.
De acordo com o Gartner, 88% das organizações encorajaram ou determinaram que seus empregados passassem a trabalhar de casa devido ao coronavírus.
Adotar o home office, no entanto, exige uma infraestrutura adequada. A necessidade de disponibilizar máquinas e softwares essenciais, por exemplo, impulsionou a demanda por soluções e equipamentos capazes de permitir a realização das atividades fora do ambiente corporativo.
Neste artigo, daremos dicas práticas sobre como uma organização pode se movimentar para buscar alternativas eficientes – e em tempo recorde – para viabilizar o trabalho remoto.
Você vai ver aqui:
- Equipamentos necessários ao trabalho remoto
- Definição de padrões para o trabalho fluir melhor
- Oferecer suporte é essencial
- Conectividade em favor da produtividade
- Como a empresa deve se organizar
Mudança necessária no Trabalho Remoto
Inúmeras empresas que ainda levavam em banho-maria a possibilidade de estruturar uma política formal de home office foram, literalmente, atropeladas pela propagação mundial do coronavírus.
O isolamento social obrigou as organizações a reverem as suas estruturas. E, com isso, tornou-se imperativo buscar formas de oferecer, à toque de caixa, equipamentos e programas adequados ao trabalho remoto.
No documento Resiliência Empresarial Plano de Gestão de Crise: COVID-19, a consultoria Ernst & Young (EY) elencou nove insights essenciais para a construção de um plano de gestão de crise e continuidade dos negócios. E, entre eles, destacou ‘Tecnologia e Segurança da Informação’ entre os pontos mais sensíveis:
“A tecnologia é um componente relevante para a continuidade do negócio, mas é preciso estar atento para que seu uso não exponha a empresa a vazamentos involuntários de dados e invasões da rede interna, entre outros riscos. Após a crise, algumas práticas adotadas para a manutenção das operações podem ser mantidas (“novo normal”),como reuniões e trabalhos remotos, e outras podem ser aprimoradas, como no incentivo à robotização de processos manuais”.
É comum, no entanto, a empresa não dispor de uma infraestrutura pronta para atender a todo o contingente de colaboradores que passaram a atuar remotamente. Por isso, muitas delas têm buscado soluções alternativas para suprir essa demanda.
O Instituto Trabalho Portátil, especialista na criação de programas de trabalho remoto, viu sua demanda aumentar em 50% desde o anúncio de pandemia. A organização, que atende clientes como Braskem e Banco Votorantim, teve de acelerar os contratos vigentes para garantir a implementação dos programas. E, segundo informaram, esse processo costuma levar até um ano em épocas normais.
Quais equipamentos são necessários para o trabalho remoto?
A pesquisa The IWN Global Workspace, realizada pelo Internacional Workplace Group com 15 mil profissionais em 80 países, apontou que 50% dos entrevistados já trabalhavam em casa mais de uma vez por semana.
No entanto, a adoção dessa prática requer planejamento e estratégia. Em situações de crise, por exemplo, é preciso escalonar a distribuição dos equipamentos dos quais a empresa já dispõe. A dica é mapear quais áreas precisam trabalhar sem interrupções. Elas devem ter a prioridade.
Em seguida, é necessário definir quantos equipamentos extras serão necessários. Em vez de comprá-los, o aluguel aparece como uma solução interessante, por ser mais ágil e demandar menor investimento.
Uma vantagem da locação de máquinas é que o acesso a equipamentos de última geração é facilitado. E, eles, por sua vez, são normalmente equipados com softwares de trabalho em versões mais atualizadas.
Esse fator contribui significamente para a produtividade das equipes.
Além disso, o serviço de manutenção costuma estar incluso no pacote de contratação, bem como os antivírus e demais aplicações necessárias para garantir a segurança da informação.
Além dos computadores, a empresa precisa configurar também o acesso remoto como, por exemplo, a VPN – uma rede virtual privada. Com ela, o tráfego de informações fica mais seguro e os funcionários podem consultar o que precisam dentro do servidor da empresa.
Padrões para o trabalho remoto fluir melhor
De acordo com um estudo conduzido pela Harris Poll, 60% dos mil funcionários consultados desde o início de março afirmaram estar confiantes no fato de conseguirem executar seus trabalhos de forma eficiente. Porém, o sucesso depende de um fator: as empresas instituírem padrões obrigatórios de trabalho em casa.
Segundo o estudo, esses padrões estão ligados diretamente a três fatores: segurança, equipamentos físicos e soluções tecnológicas capazes de viabilizar o trabalho.
Embora o trabalho ocorra nas residências dos colaboradores, a legislação brasileira prevê a responsabilidade do empregador pelas condições oferecidas. Portanto, é essencial criar políticas, dar orientações sobre medidas de segurança e garantir a infraestrutura adequada.
Oferecer suporte é essencial
Uma pesquisa realizada pela Avast em 2019 apurou que 58% dos entrevistados afirmaram que não recebem suporte tecnológico ou o conhecimento necessário quando precisam trabalhar em casa.
Por isso, em um cenário comum, é importante que a companhia disponha de um nível alto de maturidade tecnológica antes de adotar o home office.
Em uma situação emergencial, organizar uma equipe de suporte com profissionais 100% dedicados aos atendimentos é imprescindível. A empresa deve, ainda, estabelecer um meio de contato e comunicar aos colaboradores o procedimento que será adotado.
Conectividade a favor da produtividade
8% dos colaboradores que estão em home office devido à Covid-19 já puderam testemunhar um aumento na produtividade, segundo pesquisa conduzida pela Ticket com 7 mil usuários no Brasil. E, para eles, a conectividade tem um papel decisivo. Isso porque a conexão à internet tem sido a grande responsável por permitir que as equipes estejam sempre em contato.
É possível, por exemplo, tirar dúvidas em questão de minutos por meio de plataformas específicas, como Microsoft Teams, Google Hangouts e Skype. As reuniões feitas por videoconferência também viabilizam as trocas.
Além disso, um ambiente em nuvem garante que arquivos e projetos em andamento sejam compartilhados com todos. Somam-se, ainda, a flexibilidade de horários e o conforto, segundo a pesquisa realizada pela Ticket.
Ainda de acordo com o levantamento, as ferramentas tecnológicas mais utilizadas pelos consultados durante esse período de quarentena têm sido:
- WhatsApp ou outros apps de conversa (20%);
- E-mails (16%);
- Notebook (12%);
- Videochamadas pontuais (10%);
- Reuniões diárias (8%);
- Telefone digital instalado no computador (4%).
Como cada empresa deve se organizar no Trabalho Remoto
De acordo com um estudo conduzido pela consultoria Betania Tanure Associados (BTA) com 359 empresas que atuam no Brasil, adaptar as atividades presenciais para a realidade virtual é o maior desafio do home office. Foi a resposta dita por 61% dos entrevistados.
Em seguida, apareceram questões como gerenciamento das equipes (45%), infraestrutura tecnológica (43%), aplicação do trabalho remoto para todos os níveis da organização (40%) e a digitalização dos processos (20%). A seguir, trazemos sugestões para suprir cada uma das preocupações das empresas.
Conclusão sobre o Trabalho Remoto
A implementação do trabalho remoto é um processo que pode levar de seis meses a um ano. No entanto, em tempos de pandemia, as empresas tiveram de criar planos emergenciais para permitir que seus colaboradores trabalhem em casa.
Nesse sentido, softwares, computadores e tablets adequados são essenciais. E a locação aparece como uma boa solução por ser econômica, prática e eficiente. Além disso, estabelecer padrões e dar apoio às equipes é fundamental.
- Gerenciamento de equipes: os softwares de gestão de equipes auxiliam bastante. É possível ter uma visão geral sobre cada tarefa, seus prazos e andamento. Cabe ao gestor também marcar reuniões periódicas para acompanhar a evolução das atividades, trocar ideias e, assim, envolver toda a equipe. Metas devem ser estabelecidas para a conclusão dos projetos.
- Infraestrutura tecnológica: os equipamentos do dia a dia, como computadores e tablets, devem ser disponibilizados pelas empresas. A disponibilização de um suporte conduzido pela equipe de TI também é fundamental. Outro ponto importante é ter o antivírus atualizado, uma vez que mantém a segurança de dados e informações que circulam na rede. Por fim, ter um ambiente em nuvem, que possibilita armazenar arquivos compartilhados, é essencial.
- Digitalização dos processos: a digitalização está ligada à infraestrutura tecnológica. Os meios mencionados no tópico acima permitem que a empresa tenha os seus processos digitalizados, o que é essencial para a prática de home office.
A Vivo Empresas oferece diferentes meios para garantir a infraestrutura necessária para a prática de home office.
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