Trabalhar em equipe exige o uso de ferramentas de colaboração. Isso vale tanto para o contexto remoto quanto o presencial.
Em ambos os cenários, portanto, é essencial adotar as soluções certas para concentrar as tarefas a serem realizadas, acompanhar as metas, compartilhar documentos e fazer reuniões, entre outros exemplos.
Tais recursos implicam em duas características muito importantes para os negócios: mobilidade e produtividade.
Ou seja, uma vez que otimizam as atividades e permitem que sejam realizadas em qualquer local, contribuem diretamente para a agilidade e a segurança nas entregas.
Neste artigo, falaremos sobre esses recursos e detalharemos a importância de cada um no âmbito empresarial. Leia o texto abaixo!
O que são ferramentas de colaboração?
É o encontro da tecnologia com a produtividade. Estamos falando aqui de soluções digitais que podem ser implementadas no ambiente de trabalho para favorecer a realização das tarefas em equipe.
Fazer essa gestão, inclusive, tende a ser mais desafiador com os colaboradores em home office. Por isso, o uso desses recursos é cada vez mais recorrente em empresas de todos os portes e segmentos.
As ferramentas de colaboração têm a capacidade de facilitar a comunicação entre os times, uma característica decisiva para o sucesso dos projetos.
Tais soluções, geralmente, são alocadas em nuvem, valendo-se de todos os benefícios que esse tipo de infraestrutura costuma oferecer. Alguns dos principais são mobilidade, escalabilidade, agilidade e disponibilidade.
Uma das principais características que fazem as empresas prosperarem, até mesmo em momentos de crise, é a possibilidade de funcionarem mesmo quando os colaboradores não estão no mesmo espaço físico.
Fonte: Gartner
E isso só é possível com o uso desse tipo de tecnologia.
Sendo assim, as inovações que facilitam a comunicação e o trabalho em grupo tornam-se fundamentais.
Com cada membro em um local diferente, recursos como videoconferência e aplicativos para a troca de mensagens, por exemplo, são capazes de conectar todas as pontas: times, clientes, parceiros e demais stakeholders.
Tipos de ferramentas de colaboração
Existem diferentes plataformas colaborativas, com usos e objetivos distintos. As mais adotadas no contexto empresarial têm sido:
- Softwares de videoconferência: permitem a realização de reuniões virtuais, bem como o compartilhamento e o armazenamento de arquivos em ambientes específicos. Logo no início da pandemia, por exemplo, a Microsoft anunciou que houve um aumento de 1.000% no uso desse tipo de solução;
- Agenda: calendários online para a visualização de todos os eventos e compromissos dos integrantes das equipes;
- Programas alocados em nuvem: a possibilidade de criar e trabalhar em documentos e apresentações compartilhados, em tempo real;
- Troca de mensagens: aplicativos voltados ao envio e ao recebimento de conteúdos em texto, vídeo ou foto. Uma forma eficiente de conectar e contactar todos os membros de um time;
- Armazenamento de arquivos: ambiente em nuvem para guardar documentos, planilhas, apresentações, fotografias e vídeos, entre outros itens, que podem ser acessados por todos que possuem as credenciais;
- Gestão de projetos: plataformas para o acompanhamento das atividades que estão em andamento, bem como os prazos e as metas estabelecidas.
Tais recursos resultam em uma automação do fluxo de trabalho, garantindo que as atividades sejam mais ágeis e eficientes. Além disso, a tecnologia reforça a integração dos colaboradores, característica primordial no contexto do trabalho remoto.
Todos conseguem participar mais facilmente das etapas de um projeto, ao mesmo tempo em que os gestores passam a ter uma visão panorâmica das tarefas que atribuíram aos times. São soluções que contribuem diretamente para a redução de custos operacionais de TI.
Além disso, favorecem a comunicação entre todos os envolvidos (gestores, colaboradores e clientes).
Principais vantagens do uso
Usar as ferramentas de colaboração implica em benefícios diretos para os negócios. Destacamos os principais a seguir:
- Mobilidade: é possível trabalhar em diferentes espaços, basta ter as credenciais das ferramentas adotadas;
- Praticidade: todas as informações estão sempre à mão;
- Economia: não são recursos onerosos para as companhias. Ou seja, costumam ter um excelente custo-benefício;
- Produtividade: as tarefas são desempenhadas com maior facilidade e com um gerenciamento otimizado;
- Comunicação: as equipes ficam integradas, sobretudo quando atuam remotamente;
- Agilidade: costuma ser mais fácil resolver problemas quando se tem uma visão do todo;
- Segurança: a escolha das plataformas certas também implica em proteção, uma vez que os softwares são construídos para resguardar os dados que são trocados em seus ambientes.
Soluções utilizadas no mercado
Há uma infinidade de ferramentas de colaboração disponíveis no mercado, com versões que podem ser adequadas à realidade de cada companhia.
Os planos do pacote Microsoft 365 oferecidos pela Vivo Empresas por exemplo, são escaláveis e se destacam entre os mais conhecidos e utilizados no mundo. Trata-se de um conjunto de soluções que cobrem diferentes necessidades das organizações, tais como:
- Espaço de armazenamento: os planos contam com ambientes em nuvem para guardar arquivos com a segurança necessária;
- Programas: os softwares da Microsoft são os mais utilizados no mercado de trabalho, atendendo a diferentes expectativas das empresas. Além disso, por estarem alocados em nuvens, são atualizados em tempo real e não ocupam espaço nas máquinas. Estamos falando de ferramentas capazes de contribuir na criação, no compartilhamento e no gerenciamento de projetos. Alguns exemplos:
- Word: permite a criação compartilhada de textos;
- PowerPoint: possibilita a realização de apresentações institucionais;
- OneNote: voltado a atividades como escrever, compartilhar e editar notas;
- Excel: facilita a montagem de tabelas, a produção de gráficos e a realização de cálculos com facilidade e autonomia;
- Acess: permite a construção de um banco de dados;
- OneDrive e SharePoint: assegura que as equipes salvem, acessem e compartilhem documentos;
- Sway: criar e dividir relatórios e apresentações interativas;
- Microsoft Teams: ambiente de trabalho que possibilita a troca de arquivos, mensagens e a realização de videoconferências;
- Booking: ferramenta que faz agendamentos online para as empresas;
- Planner: voltado para o gerenciamento das atividades e das equipes de trabalho.
- E-mail corporativo: possibilita a criação de endereços personalizados, com volume que pode variar de acordo com a contratação.
Reconhecimento
Ciente da importância dessas ferramentas no contexto de trabalho, a Vivo Empresas não só comercializa o Microsoft 365, como se tornou a sua principal fornecedora no Brasil em 2020.
A ISG, consultora global e líder em pesquisa de tecnologia, concedeu à companhia o selo Rising Stars (na tradução para o português significa “estrelas em ascensão”), dado a distribuidores ou fornecedores de serviços que fizeram um grande progresso no último ano.
Assim, a a Vivo Empresas foi reconhecida como o parceiro global com melhor potencial, sobretudo por manter um portfólio promissor e adequado às tendências de mercado.
“Nossa estratégia de negócio é atuar para além de um fornecedor, mas como um parceiro que acompanha a jornada digital do cliente. Auxiliamos as empresas que buscam a digitalização com a integração do Office 365 e migração de cargas de trabalho para a nuvem.”
Adriano Pereira, head de Serviços Digitais Corporativos da Vivo Empresas.
Segundo a ISG, os ambientes de trabalho estão em uma fase de transição. De hierárquicos, por exemplo, passaram a ambientes igualitários, flexíveis, modernos e conectados. Um reflexo das mudanças de mercado e como a tecnologia as vem apoiando.
Conclusão
As ferramentas de colaboração são essenciais em ambientes conectados, principalmente pela capacidade de integrar as pessoas e permitir a mobilidade das equipes.
Tais recursos são capazes de atender diferentes necessidades, como reuniões virtuais, compartilhamento de arquivos e troca de mensagens, além de atualizações em tempo real, planejamento das tarefas e acompanhamento das mesmas, entre outras facilidades.
Tudo isso é viabilizado pela infraestrutura de conectividade que deve ser oferecida pelas empresas. Ou seja, o elo que permite que todos esses recursos sejam operados, em rede e com alta disponibilidade. Aliás, esse foi um dos motivos que levaram a Vivo Empresas a ser escolhida a principal fornecedora do Microsoft 365 no Brasil.
Assim, a companhia uniu a sua expertise em conectividade à eficiência das soluções criadas pela Microsoft, para permitir fluxos de trabalho mais eficientes e de acordo com as tendências de mercado.
Dessa forma, a Vivo Empresas atua como um parceiro tecnológico estratégico de companhias em diversos tamanhos e setores em todo o território nacional.
Essa ampla cobertura permite à companhia conhecer, a fundo, as dores de cada segmento. Assim, desenvolve um portfólio assertivo e abrangente, com produtos adequados aos mais diferentes estágios de maturidade digital:
- Ferramentas de Colaboração
- Aluguel de Equipamentos de microinformática
- Cloud
- Segurança da Informação
- Big Data
- TI
- Gestão de Tecnologia
- IoT.
