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Inovar é o imperativo dos tempos atuais. Transformar ideias práticas em soluções para o dia a dia de um escritório é necessário, – e principalmente – em situações de crise e isolamento social; com home office sendo adotado em larga escala. Mais do que nunca, as empresas estão percebendo a importância da digitalização para a continuidade dos negócios. Durante a pandemia do novo coronavírus, as que já possuíam uma boa maturidade digital sentiram menos as dores da rápida transformação para o modelo de trabalho remoto.

E, convencidas na prática de que o modelo funciona, muitas estudam adotar esse sistema à distância de forma permanente, como anunciaram a XP Inc. e o Twitter. A ideia é manter os funcionários em casa; transformando o escritório apenas em ponto de apoio para determinadas demandas que exigem a presença física.

E nesse contexto, a conectividade é essencial. Tudo depende de um ambiente de rede seguro e com tecnologia e sistemas capazes de melhorar a eficiência das atividades e de ferramentas de colaboração que contribuam com a produtividade.

Conectividade

O estudo Digital 2020, conduzida pela We Are Social em parceria com a Hootsuite, destaca que o número de brasileiros conectados em janeiro deste ano chegou a 150,4 milhões, contabilizando um aumento de 6% em comparação a 2019.

Apesar disso, um estudo do MIT (Massachusetts Institute of Technology) publicado em junho de 2020 revela que o Brasil é o quinto país no mundo com maior dificuldade para o home office. Isso porque 67% da população tem acesso a internet a uma velocidade média de 24 mbps e falta dados sobre o percentual de colaboradores que possuem experiência no trabalho remoto. Além disso, quase metade (47%) das residências conta com moradores menores de 15 anos.

No segmento de negócios, uma pesquisa do Gartner, anunciada em abril de 2020, apontou que quase 50% das organizações mantém pelo menos 81% dos funcionários trabalhando remotamente durante a pandemia.

O mesmo levantamento revelou, ainda, uma tendência de mudança de comportamento, já que 41% dos funcionários deverão fazer home office pelo menos uma vez por semana, após a retomada dos expedientes nos escritórios. No entanto, algumas empresas já estão anunciando a implementação o trabalho a distância permanentemente, como é caso da XP Inc. e Twitter.

E tudo isso, só é possível devido à conexão de internet que, mesmo a distância, interliga colaboradores, parceiros, clientes e proporciona um bom trabalho em equipe.

Modelo de gerenciamento remoto na digitalização no escritório

O Gartner desenvolveu um modelo para ajudar empresas a gerenciarem seus funcionários remotamente, com quatro diretrizes:

1. A primeira é dar maior autonomia na condução dos trabalhos aos colaboradores, incentivando a autogestão. Assim, o gestor determina apenas o que deve ser feito e o resultado a ser alcançado, deixando o processo operacional nas mãos de quem vai executar a tarefa;
2. A segunda é incentivar e dar ferramentas para que as equipes continuem conectadas, atuando juntas mesmo que separadas fisicamente. Isso porque, uma pesquisa da instituição revelou que 41% dos entrevistados não se sentem conectados aos colegas quando estão remotos;
3. Outro fator importante é frisar os pontos positivos dos trabalhos entregues. A empresa destaca que funcionários remotos têm quase duas vezes mais chances de ter um feedback com solicitações de correções, o que poderia desestimular a equipe;
4. Por último, é preciso manter uma comunicação eficiente e que renove as expectativas das equipes. Os líderes devem dizer o que esperam de cada um e do time como um todo.

Ideias para inovar na digitalização no escritório

Mais do que nunca, soluções virtuais como as ferramentas de trabalho e as ferramentas de colaboração são excelentes aliadas. Por meio de softwares virtuais e fáceis de organizar, é possível monitorar o fluxo de trabalho em tempo real, delegar tarefas, acompanhar o que está em andamento e o que já foi executado e entregue.

O Microsoft 365 é um desses recursos práticos e seguros, permitindo ao usuário acessar e editar arquivos de onde estiver, com atualização em tempo real. A solução da Vivo Empresas oferece Pacote Office, Microsoft Team, Exchange e One Drive for Business.

Há opções de contratação para organizações de todos os tamanhos e necessidades.Todas elas incluem serviços essenciais, como armazenamento de 1 TB, e-mail corporativo e acesso via nuvem.

As soluções também oferecem o uso de chats para o profissional se comunicar com o gestor e os demais membros de cada projeto, além da realização de videochamadas.

As reuniões virtuais são imprescindíveis. Portanto, a perspectiva é que sejam cada vez mais utilizadas, mesmo após o fim da pandemia, de modo a otimizar o tempo, poupar recursos financeiros, evitar deslocamentos, atrasos e incompatibilidade de agenda.

Aumento da demanda na digitalização no escritório

Em março de 2020, a Microsoft relatou um aumento de 70% dos usuários do Skype em um único mês, chegando a 40 milhões. Já a plataforma Zoom alcançou a marca de 300 milhões em três semanas, segundo o CEO Eric Yuan.

Em um relatório, o Gartner destaca três pontos para melhorar as videoconferências do escritório:

• O primeiro, que permite experiências mais consistentes, é a implementação de banda larga eficiente e confiabilidade de rede. Isso porque, as chamadas de vídeo em alta resolução precisam de ao menos 1,5 Mbps de velocidade;
• O segundo é garantir que o encontro virtual seja seguro. Para isso, é necessário oferecer suporte aos funcionários e se valer de atitudes preventivas, como usar uma senha de host separada, códigos de identificação aleatórios e exigir que os participantes se registrem na plataforma antes da chamada;
• Por fim, remodelar a cultura de reunião, promovendo menos agendamentos. De acordo com o próprio Gartner, a sobrecarga desse tipo de encontro empresarial é um problema de muitas organizações. Mas, para tanto, é necessário tornar essas conferências mais eficientes, melhorando a experiência de trabalho sem pesar no dia a dia dos profissionais.

Conectividade e a digitalização do escritório: modelo Cloud e IoT

Usar aplicações em nuvem garante que tudo o que está em execução ou que já foi realizado esteja em um mesmo ambiente, criptografado e disponível, de modo que os funcionários possam acessar o material de qualquer lugar e a qualquer hora.

Outra inovação promissora é a Internet das Coisas (IoT). A tecnologia interconecta equipamentos, usa a Inteligência Artificial e ganha em automação.

Conclusão sobre a digitalização no escritório

Conectividade e inovação caminham juntas e a favor do desenvolvimento e do aumento de produtividade  nos processos dos escritórios.

Com planejamento e uso de ferramentas tecnológicas, é possível implementar mudanças, inclusive durante o trabalho remoto. Para isso, é necessário dar autonomia e os recursos certos para os funcionários. Soluções em nuvem, conectividade, ferramentas de trabalho e IoT são grandes aliadas da transformação digital no escritório.

Como líder em serviços de conectividade; como Rede Móvel, Voz Fixa e Banda Larga (com velocidade 4.5G e a hiperconexão de Vivo Fibra de até 1GIGA); a Vivo Empresas atua como um parceiro tecnológico estratégico; apoiando a digitalização de organizações de diversos tamanhos e setores, nos mais diferentes estágios de maturidade digital.

Portanto, a Ecotelecom pode ajudá-lo a avançar no processo de digitalização do seu negócio. Por isso, fale com a gente.