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O mundo está saindo, aos poucos, da fase mais aguda da pandemia do novo coronavírus, que obrigou milhares de organizações a fazerem a alocarem grande parte de suas equipes  em home office. Agora, emerge também uma nova era de trabalho.

Por conta do isolamento social, finalmente o mercado está convencido de que é possível (e até mesmo vantajoso); permitir que o funcionário desempenhe suas atividades longe da organização.

Uma análise do Gartner, divulgada em maio de 2020, apurou que 48% dos colaboradores deverão atuar remotamente, pelo menos em parte da semana, depois da pandemia. Dos diretores financeiros consultados, 74% pretendem ampliar a adoção do modelo e já pediram que os recrutadores priorizem as habilidades digitais nas entrevistas.

Ultrapassada essa barreira, o caminho é se preparar e implementar o novo formato de maneira organizada, planejada e eficiente. A opção é viável e não precisa ser adotada integralmente. É possível encontrar um equilíbrio, como o home office híbrido, que permite que o empregado trabalhe dias em casa e outros no escritório.

Home office define uma nova era de trabalho

A pesquisa Resetting normal: defining the new era of work, realizada pelo Adecco Group em maio de 2020, avaliou a expectativa dos trabalhadores após a pandemia.

Dos funcionários entrevistados, 80% acham importante que seu empregador flexibilize a escala presencial, permitindo que trabalhem remotamente pelo menos em alguns dias por semana. Ou seja, a expectativa é que o home office híbrido seja cada vez mais difundido. Na mesma medida, 77% dos gerentes executivos consideram que o negócio se beneficia com esse sistema.

Dessa forma, em casa, os empregados economizam tempo de deslocamento, começam a rotina com menos estresse; podem ficar em um ambiente silencioso e ganham mais autonomia.

Para a organização também há diversas vantagens como a redução de gastos com transporte e custos fixos (água, luz, espaço físico e energia), além de funcionários mais produtivos e satisfeitos.

Por outro lado, o mesmo estudo revela que ainda é preciso investir em planejamento e aprimoramento. Do total, 59% acham que as habilidades de trabalho digital melhoraram, mas 69% consideram importante oferecer apoio e treinamento mais específicos para essa transformação.

Dados de uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) apontam ainda que os principais desafios do home office estão relacionados à insuficiência de equipamentos para o trabalho remoto (36%). Isso porque, para tomar medidas rápidas, as empresas não conseguiram se programar e investir no que realmente é importante para a manutenção do trabalho fora do escritório: estrutura e conectividade.

Checklist para implementação do home office híbrido

Investimento em conectividade e equipamentos

É de responsabilidade da empresa oferecer a infraestrutura adequada para que o funcionário realize seu trabalho, tanto dentro quanto fora da corporação. E uma conectividade eficiente contribui para realização das tarefas e reuniões remotamente.

Já em relação aos equipamentos, o ideal é ofertar dispositivos móveis, como um notebook, para que os colaboradores possam utilizá-lo em diferentes cômodos da casa. Uma boa sugestão é alugá-los, garantindo seguro, manutenção e suporte das máquinas – conheça a solução Vivo Tech, da Vivo Empresas.

Prioridade para a segurança

Os dados são ativos valiosos e, por isso, é fundamental contar com um plano de proteção. Além da instalação de antivírus e demais aplicações nas máquinas, a companhia deve investir em soluções como redes virtuais privadas (VPN) e Wi-Fi seguro. Tudo para garantir a cibersegurança mesmo quando as equipes estiverem atuando remotamente.

Ferramentas de trabalho e de colaboração

Manter a equipe conectada e monitorar o fluxo de trabalho garante que o home office híbrido funcione bem. Ferramentas digitalizadas e baseadas em nuvem, tais como as aplicações incluídas no pacote Microsoft 365, ajudam nesse sentido. Com ele, é possível acompanhar de longe o que está sendo realizado (do início ao término de cada tarefa), programar reuniões on-line e promover o diálogo virtual entre os times.

Compartilhamento na nuvem

Nesse contexto, em que é preciso acessar sistemas e informações tanto do escritório quanto fora dele, soluções em Cloud são perfeitas. Com a ajuda dessa tecnologia é possível obter informações, armazená-las e compartilhá-las de onde estiver, com agilidade e segurança.

Empresas estão apostando neste novo modelo

Alguns cases ajudam a entender a viabilidade do home office híbrido:

• O escritório de advocacia Pinheiro Neto, por exemplo, não permitia o modelo antes da pandemia, mas se viu obrigado a adotá-lo no período da crise. Deu tão certo que, após a volta dos funcionários ao escritório, será instituída de forma permanente a política do trabalho remoto de uma a duas vezes por semana.
• O Banco Bradesco está estudando o tema, mas adianta que de 30 a 40% dos funcionários do administrativo poderão continuar a trabalhar de casa, ao passo que outro grupo (que representa de 25% a 30% dos colaboradores) não precisará mais ir ao escritório todos os dias da semana.
• A XP Investimentos estendeu a prática às suas equipes até o final do ano, mas também diz que os que preferirem poderão adotá-la de forma permanente. Uma pesquisa interna mostrou que 95% dos empregados gostariam de manter o formato remoto pelo menos um dia por semana – e 60% gostariam entre três e quatro dias.
• O Twitter também avisou que, após a pandemia, os contratados poderão escolher o modelo de trabalho que preferirem, indo ao escritório somente quando sentirem necessidade.

E há muitas outras companhias seguindo essa linha, que apresentou ótimos resultados durante a pandemia.

Conclusão

A digitalização acelerada pela pandemia viabilizou o trabalho remoto. Mesmo tendo sido implementado às pressas, o modelo funcionou bem. As empresas obtiveram resultados igualmente produtivos e os funcionários evitaram deslocamentos e o risco de contaminação.

Porém, essa mesma urgência na implementação evidenciou algumas dificuldades, que devem ser contornadas para que a prática do home office híbrido seja eficaz. Com base nessa experiência, as organizações puderam enxergar a necessidade de investir em conectividade, equipamentos, segurança e ferramentas que facilitam a comunicação das equipes onde estiverem.

Por fim, vale ressaltar que a nova rotina deve ser construída entre empresa e funcionários, garantindo benefícios aos dois lados.