Confira 7 dicas para otimizar a gestão de telefonia em sua empresa

Confira 7 dicas para otimizar a gestão de telefonia em sua empresa

Gerenciar e administrar as cobranças telefônicas que se encontram irregulares de uma casa é muito mais fácil, não é mesmo? Isso acontece porque o telefone residencial não é muito utilizado. Porém, para grandes empresas, quando os responsáveis por TI não conseguem fazer toda a verificação na telefonia, e quando há contas com débitos bem consideráveis, certamente esse trabalho fica bem mais complicado, sendo necessária uma gestão de telefonia.

Uma boa gestão de telefonia vai muito além da verificação de contas, uma vez que é preciso entrar em contato com as operadoras a fim de verificar os gastos, fluxos e investimentos em cada processo.

Já imaginou ter as contas de telefone da sua empresa controladas e reduzidas, sabendo exatamente com o que você está gastando erroneamente e podendo fazer uma grande economia? A seguir apresentaremos algumas dicas sobre o que você deve fazer para isso. Continue a leitura!

1. Mapeie os gastos

Inicialmente, é preciso fazer uma coleta de dados. Afinal, para ter uma gestão de telefonia eficiente é indispensável que se comece pela identificação, análise e organização de todos os contratos, e das faturas de telefonia móvel e fixa, além dos pagamentos que foram feitos pelos clientes para os fornecedores de telecomunicações.

Nesse momento, um processo de organização é iniciado para que a empresa tenha informação de maneira organizada, centralizada e rápida, recebendo dados concretos para que futuros projetos sejam realizados com redução dos custos de telefonia empresarial.

2. Faça uma análise dos pagamentos

Nesta etapa, é preciso fazer a gestão do ciclo de vida de todos os contratos. Isto é, cadastrar, analisar e monitorar os contratos de telefonia móvel, fixa e de dados, durante todo o seu período de vigência, além, é claro, do acompanhamento dos Service Level Agreement (SLAs), que significa, em português, Acordo de Nível de Serviço (ANS) para garantia dos serviços.

É necessário também realizar a gestão e auditoria das faturas, com cadastro, análise, gestão do workflow e monitoramento.

As irregularidades podem ser contestadas junto às operadoras de telefonia, por meio de uma auditoria retroativa, buscando o ressarcimento dos valores que foram pagos indevidamente e/ou que se encontram em desacordo com o que foi contratado.

Vale lembrar que, no momento do contrato, as operadoras oferecem diversos tipos de planos aos clientes, apropriados para cada necessidade. No caso de clientes corporativos, é possível negociar tarifas e especificidades dos serviços prestados.

É importante que a empresa se atente para o fim do prazo do contrato, uma vez que é esse o momento ideal para avaliar a renovação com condições favoráveis para a organização. Muitas empresas acabam perdendo a oportunidade de conseguir serviços e preços melhores nessa negociação.

3. Faça um levantamento do perfil da empresa

Após ter feito a análise dos contratos e dos pagamentos, é hora de levantar, identificar e analisar todo o perfil de consumo e de utilização da telefonia da empresa. Fazendo a adequação do perfil e verificando as reais necessidades da organização é possível reduzir custos de Telecom de maneira contínua.

4. Analise e compare as condições contratuais

Pode ser decepcionante, mas é preciso ressaltar que algumas empresas não respeitam o que foi firmado no contrato, fazendo cobranças indevidas aos clientes, ou até mesmo inserindo serviços que não foram acordados. Com o auxílio de uma empresa de gestão, voltada para a telefonia, pode ser cumprido um diagnóstico preciso da situação.

Com um acompanhamento das faturas, é possível perceber em que situações os erros costumam acontecer. Assim, poderá solicitar às operadoras, revisões dos valores cobrados.

Se o que for verificado uma ofensa ao que diz o Código de Defesa do Consumidor, há a possibilidade de ser ressarcido pelo provedor. Tendo todas essas informações, pode-se tentar uma composição de forma amigável ou, então, extrajudicial. Caso contrário, o processo no Judiciário pode se estender por alguns meses.

5. Promova informação e conscientização

É extremamente importante que a empresa informe todos os usuários a respeito da implementação de uma gestão de telefonia para reduzir gastos. A conscientização, quando estimulada de forma certa, ajuda a evitar desperdícios e, ainda, cria uma sensação de união e de pertencimento.

Desenvolver uma política de uso (incluindo boas práticas e regras) com limites definidos para cada funcionário e/ou setor, bem como sugestões de ferramentas para cada necessidade, são essenciais no gerenciamento dos custos com telefonia de maneira eficaz.

Um bom exemplo é disponibilizar o acesso à gravação das chamadas como um ativo da empresa para o uso do profissional ou relatórios de ligações. Dessa forma, as práticas inadequadas são inibidas sem a necessidade de uma vigilância, mas sim por meio de estímulos à conscientização.

6. Oriente adequadamente seus colaboradores

As boas práticas para o uso do telefone na empresa são muito relevantes. Com a evolução dos aparelhos celulares, é possível ter uma otimização da conta telefônica por meio do uso dos dispositivos móveis, que contam com serviços de dados e de voz.

Os colaboradores devem ser bem orientados, com informações que habilitem a utilização das novas funções tecnológicas, ou com treinamentos. Fazer uso das novas tecnologias pode ajudar significativamente na expansão de operações dentro da sua empresa.

Também é fundamental esclarecer aos profissionais sobre as ligações pessoais. Eles precisam estar cientes de que o aparelho que a empresa fornece não vai comportar essa possibilidade ou, então, se as chamadas particulares vão ser descontadas nas folhas de pagamento.

7. Contrate uma empresa de consultoria em telefonia

Agora você deve estar pensando: como fazer todos esses processos na minha empresa? Para que você tenha uma grande economia nos custos mensais, a opção mais indicada é contratar uma empresa especialista em gestão de telefonia.

O objetivo de uma empresa que faz esse serviço é contribuir para o sucesso dos clientes, oferecendo uma gestão eficiente, detalhada e simples dos gastos com Telecom, e a partir disso, analisar falhas no sistema de maneira segura, rentável e benéfica para a organização.

Esperamos que você tenha entendido como funciona uma gestão de telefonia eficaz, reduzindo de forma significativa os seus gastos em telefonia empresarial.

E aí, ficou interessado e quer fazer uma boa gestão de telefonia na sua empresa? Então entre em contato conosco agora mesmo e entenda melhor sobre como podemos lhe ajudar!

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