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Reuniões mal dirigidas podem tomar todo o seu tempo e também não trazer nenhuma solução para as situações que deveriam ser discutidas. Porém, se elas forem feitas do modo adequado, é possível ter reuniões mais produtivas. Elas são necessárias e absolutamente essenciais para a tomada de decisões importantes e troca de ideias dentro da empresa.

Porém, a reunião produtiva é uma meta mais difícil de ser alcançada para muitos gestores — tendo em vista que, apesar de ser comum e conhecida por eles e pelos colaboradores, pode fazer com que a força de trabalho de uma empresa perca tempo em vez de economizar.

Neste post mostraremos os principais passos para a elaboração de reuniões produtivas em sua empresa. Acompanhe!

1. Definição do tema

O tema deve ser previamente estabelecido e a reunião não deve fugir do foco delimitado. Não se deve insistir em reuniões intermináveis para resolver questões importantes. Programe pausas para que os envolvidos possam clarear as ideias e recuperar as energias.

A delimitação do tema é importante para poder gerar uma ata e documentar tudo que o aconteceu durante a reunião, inclusive seu resultado, posteriormente.

2. Objetividade nas explicações e apresentações

Problemas ocorrem quando as reuniões são realizadas para discutir todo e qualquer assunto, sem que haja um objetivo claro a ser atingido. Isso ocasiona burocracia em excesso, perda de tempo de todos e a descrença nos resultados da reunião. É necessário fazer um breve projeto de reunião, determinar uma agenda e enquadrá-la dentro disso.

O responsável pela reunião deve manter os integrantes da equipe focados, assegurando que os assuntos abordados sejam elaborados, conseguindo os resultados desejados.

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3. Uso de recursos tecnológicos

Para reuniões mais produtivas, uma ótima dica também é agregar recursos audiovisuais à sala, como sistemas wi-fi, projetores de alto brilho e controle de iluminação, que garantem uma melhor visibilidade da mensagem. Também podem ser usadas telas de projeção, que se adéquam às mais diversas situações, como telas fixas, retráteis ou em vidro permitindo, assim, o compartilhamento rápido do maior número possível de informações.

4. Foco

Não se deve deixar que as pautas que precisam ser discutidas sejam ignoradas em função de outros assuntos que possam aparecer. É preciso interferir quando for necessário, mas é preciso manter o foco sempre. Em reuniões de trabalho é muito comum que as pessoas percam a concentração e fujam para outros assuntos completamente diferentes do tema central do encontro.

Algumas pessoas começam a contar histórias, outras fazem piadas para “descontrair” e há ainda quem se prende a detalhes mínimos e que não terão a menor relevância para o grupo. É importante identificar e bloquear esses movimentos e sempre trazer as pessoas de volta para o foco central da reunião — essa é uma das tarefas do responsável pela reunião.

Encontros com muitas divagações podem acabar durando horas e, o pior, não levar o grupo para lugar algum.

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5. Planejamento

O planejamento é o principal ponto para não permitir que a reunião vire a maior ladra do tempo dentro da corporação. É preciso definir, antecipadamente, quem vai liderar a conversa, o local em que ocorrerá, qual vai ser a sua duração e qual assunto será discutido. É muito comum que, em uma sala de reunião, fique um olhando para a cara do outro sem saber por onde começar.

Por fim, colocando em prática os passos que falamos neste artigo, é possível realizar reuniões produtivas e valiosas, além de reduzir a quantidade de tempo que os colaboradores passam envolvidos nesse tipo de tarefa.

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Sobre a Ecotelecom

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