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O setor de TI (Tecnologia da Informação) há muito tempo deixou de ser apenas um luxo das empresas, passando a representar uma área estratégia para os negócios. Por isso, fazer um orçamento de TI sem erros e da forma mais adequada possível é imprescindível para manter a sustentabilidade e a continuidade do empreendimento.

Hoje em dia todos sabem que uma gestão produtiva depende muito de uma boa e competitiva tecnologia, capaz de atender ao volume de informações e de demandas. Dessa forma, manter os processos em ordem certamente vai garantir um aproveitamento eficiente do seu investimento e, claro, melhor produtividade.

Quer fazer um orçamento de TI impecável, levando em consideração as metas, as necessidades e a receita disponível para investir? Pois é isso que você vai aprender agora. Confira 6 dicas primordiais que fazem a diferença nesse processo! Boa leitura!

1. Fazer um bom planejamento orçamentário

Esse é o passo inicial para que se consiga fazer um bom orçamento de TI, levando em consideração a atual situação financeira do empreendimento. Em tempos de grandes mudanças na economia do país, é importante que o gestor seja realista e que aposte naquilo que realmente é viável para o negócio.

Assim, torna-se mais rápida e fácil a aprovação de novos projetos, caso a empresa conte com recursos em reserva. Por outro lado, também pode servir como uma referência, se for preciso ir à busca de recursos para novos investimentos.

Com o planejamento em mãos, o gestor pode organizar os profissionais para começar a realização das atividades. É preciso considerar, entre outras coisas: o tempo total para efetuar o processo, a quantidade de especialistas que vão ser movimentados, a forma como se dará a aquisição de softwares e de hardwares, como serão os pagamentos e os prazos para a entrega dos trabalhos.

2. Avaliar o centro de custos

Uma grande dúvida que existe entre analistas, gestores e responsáveis pela área de TI é o que precisa ser levado em conta exclusivamente para o seu centro de custos e, ainda, o que deve envolver outros setores da corporação.

Em casos como esse, é importante ter uma visão estratégica e orçar avaliando a demanda de cada pessoa dos demais departamentos. Assim, cada um dos responsáveis vai dar a sua opinião sobre as aplicações de TI e estratégias traçadas e, ao final, compilar tudo ao orçamento, de maneira abrangente.

Outro grande benefício de ter contato com outros departamentos é a maior facilidade em identificar vulnerabilidades e problemas em conjunto, permitindo uma tomada de decisão mais acertada no momento de fechar o orçamento, de forma que isso garanta resultados positivos para a organização como um todo.

3. Conversar com a equipe

O foco desse tópico não é falar de valores disponíveis para investimento. Mas, mesmo assim, é necessário falar com os colaboradores a respeito da estrutura de TI atual, os seus problemas, pontos positivos e suas vulnerabilidades. Dessa forma, é possível fazer a escolha das melhores ferramentas e tecnologias, considerando a demanda da corporação.

Ainda tem dúvidas? Então, pense que são os seus funcionários que trabalham com as estruturas e plataformas de TI atualmente presentes.

Sendo assim, eles são as pessoas ideais para que você dê um feedback a respeito da viabilidade ou não viabilidade das tecnologias atuais, fazendo total diferença no momento de escolher alternativas mais eficientes, inovadoras e que tenham foco na produtividade e na qualidade. Não se esqueça de que um excelente gestor precisa saber ouvir a sua equipe!

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4. Apostar nas ferramentas adequadas

Cada corporação tem a sua demanda, o seu porte e sua quantidade de dados. Quanto mais rápido for o processamento de informações, maior vai ser a necessidade de escolher soluções mais adequadas para a comunicação e que respondem às necessidades corporativas, tais como:

• gravadores telefônicos;
• PABX;
• ramal móvel;
• interface celular
• portabilidade etc.

É importante deixar claro que essa também é a hora ideal para abandonar tecnologias onerosas e obsoletas para a empresa, reduzindo gargalos e custos no processo. Esse é um momento de inovação!

5. Acompanhar a execução de tarefas

O gestor não deve se descuidar após o início das atividades. É fundamental ter muita atenção e analisar se os investimentos planejados anteriormente estão com o andamento em dia, no cronograma de execução e dentro daquilo que foi estabelecido no orçamento.

Sem um acompanhamento, há o risco de que tudo saia do controle, fazendo com que a empresa tenha de arcar com custos mais altos do que os que foram estabelecidos. Por isso, é preciso acompanhar bem de perto a execução das atividades e, claro, a qualidade dos serviços que a fornecedora de tecnologia vai prestar à corporação.

Lembrando ainda que, na teoria, o orçamento de TI é maravilhoso. No entanto, na prática, é possível que surjam problemas relacionados aos erros na instalação e na infraestrutura, problemas de compatibilidade e também possíveis custos extras durante o processo. Dessa maneira, quanto mais próximo o gestor estiver, melhor será para o resultado.

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6. Fazer a avaliação de desempenho

O seu planejamento de orçamento de TI só vai ter sucesso se o cronograma estiver sendo levado a sério e cumprido de acordo com o planejamento anteriormente acordado. Para que o gestor tenha um auxílio nesse processo, é importante que ele conte com um software para o gerenciamento das atividades, pois assim não há a possibilidade de se perder em meio a tantas tarefas a serem cumpridas.

Um erro muito comum e grave que tem feito muitos planejamentos caírem por terra é quando não há uma avaliação de desempenho de cada etapa pelo responsável do setor. É preciso fiscalizar o correto andamento de todas as atividades.

Quando isso não acontece, é fácil perder o controle, tornando todo o processo muito mais complexo, burocrático e oneroso. Tudo o que uma corporação não deseja, certo? Por isso, é fundamental seguir o cronograma, com responsabilidade e muita disciplina.

Considerando isso, a elaboração de um orçamento aliada à gestão de projetos vai ajudar a ter um olhar muito mais abrangente da previsibilidade financeira. É possível, ainda, otimizar recursos, captar e armazenar dados relevantes a respeito da infraestrutura da organização, antecipar problemas como renovação de licenças, entre outros.

Então, agora que você já aprendeu a fazer um orçamento de TI impecável, é o momento de colocar a mão na massa, colocar o processo em execução etapa por etapa, sem deixar de acompanhar cada uma. Fazendo as melhores escolhas e utilizando uma tecnologia de qualidade você vai dar continuidade às atividades, aumentando a produtividade da sua empresa.

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