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Gastos com telefonia podem representar uma perda financeira significativa para a empresa no final do mês. Isso acontece quando há um uso exagerado do telefone por parte dos colaboradores ou, ainda, falha no gerenciamento, na escolha do sistema ou do fornecedor.

Mas a boa notícia é que, com mudanças simples, é possível reduzir os custos de ligações, mesmo para aqueles empreendimentos que precisam fazer o uso regular do telefone. Sendo assim, separamos algumas dicas para você avaliar e controlar os gastos com telefonia da sua empresa. Vamos lá?

Descubra onde economizar

Tudo começa com uma boa análise. Verifique, por exemplo, se sua empresa gasta mais com chamadas para celulares, em qual horário do dia há um maior número de ligações, se há muitos interurbanos etc.

O importante é coletar o maior número de dados possível e, com eles em mãos, fazer um diagnóstico da situação. Só então será possível partir para as ações.

Examine a fatura

Às vezes, mesmo com uma profunda coleta de dados e análise, o gestor não consegue identificar o problema. Pois saiba que, nesses casos, é comum que ele esteja na fatura.

Uma empresa especializada em auditoria pode realizar o acompanhamento mensal de suas faturas e verificar se há erros, se você está pagando por algo que não usou ou, ainda, se há serviços contratados que estejam em desacordo com as suas necessidades.

Reforce boas práticas entre colaboradores

Apenas pedir para os funcionários gastarem menos com o telefone não costuma funcionar. Sendo assim, com tudo monitorado e analisado, aponte onde está o problema e o que precisa ser feito para resolvê-lo.

Existem, inclusive, softwares de monitoramento que permitem saber, com precisão, como o telefone está sendo utilizado. Dessa forma, o gestor consegue estabelecer regras, como evitar chamadas pessoais.

Porém, vale ressaltar que nem sempre o mau uso por parte dos funcionários é o vilão da conta de telefone. Então, não desgaste sua relação com os colaboradores antes de analisar muito bem todos os dados.

Adote o sistema PABX

O PABX moderno é muito mais do que uma central telefônica. Ele unifica os ramais, eliminando, assim, a necessidade de múltiplas linhas, sempre disponibilizando uma série de recursos de integração e de segurança.

Alguns modelos de PABX permitem, até mesmo, o redirecionamento de uma ligação para qualquer ramal ou celular. É o chamado “siga-me”, que pode ser interno ou externo.

Qualquer tipo de negócio pode se beneficiar do sistema PABX. Mas, se na sua empresa o telefone é essencial, invista em um modelo mais robusto e com mais recursos, capaz de suportar um volume maior de ligações.

Além disso, considere o PABX IP, também conhecido como virtual. Ele funciona como um provedor, isto é, sua rede é unificada em uma interface. Sendo assim, sua instalação e uso são bem simples e rápidos.

Como os ramais são virtuais, as ligações entre escritórios cujas filiais tenham sistemas conectados são gratuitas. Entre as funcionalidades do PABX IP, estão:

• capacidade ilimitada de ramais;
• possibilidade de customização, ou seja, a estrutura se molda de acordo com a necessidade da empresa;
• facilidade na configuração do sistema;
• gravador de chamada;
• possibilidade de interligação com computadores e com outros PABX.

>> Como unificar serviços de telecomunicação da sua empresa? <<

Contrate um fornecedor de serviços de telefonia

Todas essas dicas, tanto para avaliar quanto para reduzir gastos com telefonia na sua empresa, podem ser colocadas em prática, de forma mais simples, com a contratação de um bom fornecedor de serviços desse tipo.

Um  parceiro na área consegue garantir as melhores tecnologias para o seu negócio, sempre oferecendo equipamentos de qualidade, com manutenção preventiva e afastando, assim, a possibilidade de incidentes que possam fazer com que sua central telefônica pare.

Aliás, o suporte é extremamente necessário. Caso algum problema inesperado ocorra, seu fornecedor de serviços de telefonia precisa estar a postos para resolvê-lo, minimizando qualquer prejuízo que essa falha possa causar à empresa.

Incentive a comunicação digital

É claro que, para tratar de determinados assuntos, só mesmo fazendo uma ligação. Mas, em alguns casos, essa chamada pode ser substituída pela comunicação digital, ou seja, e-mails, mensagens instantâneas etc.

É muito importante que os avanços da tecnologia e as facilidades que isso tem proporcionado sejam incorporados ao ambiente corporativo. Incentive seus colaboradores a utilizarem essas ferramentas, que são mais baratas e igualmente eficazes. Dessa forma, além de diminuir os gastos com telefonia, você estará integrando seu negócio à modernidade.

Separe os custos telefônicos por setor

Empresas de médio e grande porte, com um número maior de funcionários, precisam separar os custos telefônicos por setor. Isso faz com que cada gerente consiga acompanhar os gastos de sua equipe, tornando, assim, muito mais fácil e efetivo avaliar e controlar.

Além de verificar o comportamento dos colaboradores em relação ao uso do telefone, os gerentes podem incentivar o uso o PABX ou da comunicação digital, que, como vimos, são maneiras eficientes de controlar gastos com telefonia na empresa.

Muito funcionários se acostumaram, por exemplo, durante anos trabalhando na empresa, a usarem apenas o telefone. Sendo assim, só um acompanhamento mais próximo conseguirá mudar hábitos como esse.

>> Entenda como o mapeamento de processos pode ajudar a sua empresa <<

Renegocie contratos

A avaliação dos gastos de telefonia de uma empresa pode levar à necessidade de renegociar contratos. O recomendável é que uma consultoria especializada analise e avalie quais são suas reais necessidades. A partir daí, você poderá negociar uma plano de telefonia que corresponda à realidade da sua empresa.

Engana-se quem pensa que a contratação desse tipo de serviço especializado é um gasto a mais. Muito pelo contrário! Esse investimento inicial, mais para frente, representará uma economia significativa para o seu negócio. Isso porque essas empresas conhecem a fundo o mercado e as tarifas praticadas e, dessa forma, conseguem negociar as melhores condições.

Avaliar e reduzir gastos com telefonia é totalmente possível e, até mesmo, simples, já que são muitas as soluções disponíveis. Basta aplicá-las corretamente. Dessa forma, seu negócio, além da economia, dará um passo a mais rumo à modernização dos processos.

Coloque em prática tudo o que aprendeu agora mesmo e perceba os resultados. Confira alguns produtos e serviços que podem ajudá-lo nesse sentido.

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Sobre a Ecotelecom

Atuamos no mercado de telefonia corporativa desde novembro de 2008. Com sede na capital de SP, temos uma infraestrutura física instalada nas principais cidades do Estado de São Paulo, e também presença nos estados de Goiás, Mato Grosso do Sul e Porto Alegre. São 10 Filiais e cerca de 130 colaboradores preparados para levar a solução ideal em telecomunicações para o seu negócio como Internet Vivo Fibra, Link Dedicado para Empresas, Locação de Computadores e Notebooks, Internet Móvel e também Office 365