5 dicas para realizar um atendimento por telefone impecável

O atendimento por telefone é um grande diferencial no relacionamento com os clientes. Transmitir uma mensagem ao consumidor e fazê-lo compreender a essência dela é uma tarefa que envolve muitas variáveis, transformando a comunicação em um grande desafio para o atendente.

A maneira como o cliente é tratado certamente vai influenciar na sua percepção quanto à organização. Logo, quanto melhor o atendimento, melhor é a imagem que o público faz da empresa. São inúmeras as reclamações quanto a esse serviço, como demora no atendimento, atendentes despreparados, entre outras.

Então, com o intuito de ajudar você a evitar tais tipos de problemas para a empresa, preparamos 5 dicas que vão aprimorar o atendimento telefônico ao cliente.

Vamos a elas?!

1. Atente-se ao tom de voz e à dicção

É importante que o atendente tenha um tom de voz adequado. Por isso, é indicado procurar o tom correto para que a ligação possa fluir de maneira produtiva, permitindo que o cliente ouça e entenda a mensagem perfeitamente.

Além disso, o ideal é que as palavras sejam bem pronunciadas. Afinal, não vai adiantar muito falar com um excelente tom de voz e pacientemente se errar na enunciação das palavras, não é mesmo?

Esse é um tipo de falha que pode levar o consumidor a fazer uma interpretação equivocada. E convenhamos que não há nada pior que erros de interpretação em uma conversa telefônica.

2. Seja proativo

É indispensável que o atendente seja proativo no atendimento por telefone. Pode ser muito vantajoso para a empresa se o interlocutor perceber que a intenção é ajudá-lo e estar ao lado dele.

Mas o que realmente significa ser proativo?

É simplesmente ter boa vontade para servir o consumidor. Por exemplo, se o interlocutor deseja falar com uma pessoa que está em horário de almoço ou em uma ligação, o atendente precisa ser proativo, saber garantir o retorno da ligação ou anotar o recado.

3. Saiba ouvir o cliente

Ser impaciente é um grande erro no atendimento telefônico. É preciso ouvir o cliente com atenção, respeito e paciência, sem interrompê-lo. Agindo assim, o atendente vai contribuir positivamente para identificar problemas e oferecer soluções melhores ao público.

Uma empresa não consegue encantar um consumidor quando ela não oferece, no mínimo, um espaço para que ele possa se expressar. Os casos de sucesso só ocorrem quando o cliente tem voz.

4. Atenda rapidamente

Procure atender a ligação do cliente o mais rápido possível, no máximo até o terceiro toque. Quem não se sente mal quando não é atendido rapidamente? Então para que o cliente não se sinta desvalorizado ou até mesmo desista de falar com a empresa, é fundamental garantir rapidez no processo.

Além disso, caso o cliente precise aguardar na linha, não o deixe esperando por um longo tempo. Pode ser que ele perca a paciência e desligue o telefone.

É importante ressaltar também a vantagem de contar com um atendimento 24 horas, afinal, muitas pessoas ligam para a empresa no horário em que ela está fechada.

5. Tenha carisma

Quem não gosta de ser atendido por uma pessoa extrovertida, atenciosa e empática? O cliente acaba sentindo-se valorizado pela empresa, tornando a ligação prazerosa e agradável.

Então, para que a ligação telefônica garanta um clima harmônico e confortável, é essencial que o atendente utilize suas entonações com criatividade, buscando transmitir emoções contagiantes e inteligentes.

Buscar excelência no atendimento por telefone é um ato fundamental para as empresas. Assim, não se perde uma ligação telefônica e a empresa estará sempre disponível para atender o cliente e solucionar seus problemas. Seguindo essas dicas para garantir um bom atendimento, certamente a melhora será imediata e os clientes saberão reconhecer o comprometimento da marca.

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